Det är Svalan som gäller
Från och med 25 november 2005 ska Rrk sköta i princip hela arbetet med att samanställa fågelobservationer i Skåne via rapportsystemet Svalan, och all rapportering måste därför också ske till Svalan. Det går alltså inte längre att som tidigare rapportera i brevform eller ett Exceldokument. Arbetsbördan på Rrk skulle bli för stor om vi skulle behöva lägga in sådana rapporter i systemet själva, och dessutom blir det ofta fel vid inmatning av andras observationer. Vi beklagar eventuella besvär som detta innebär! Vi är själva långt ifrån några datorfanatiker, och förstår att det kan kännas jobbigt att lära sig ett nytt system.

Särskilt trist (och dyrt) kan det bli att rapportera via Svalan om man sitter med ett segt modem. En lösning kan då vara att skriva in observationerna på ett Excelark och sedan importera det till systemet. Då behöver man inte vara uppkopplad mot internet så länge. Mata först in observationerna i Excelarket. Logga sedan in på Svalan och klicka på "Rapportera" och därefter på "Excelinmatning". Du får då upp ett fält där du kan klistra in observationerna från Excelarket. Där hittar du också en mall som visar hur arket måste se ut för att importen till Svalan ska fungera.

Ännu svårare är det att rapportera om man helt saknar internetuppkoppling. Ofta går detta att ordna, exempelvis kan man låna datorer gratis på många bibliotek. Om du trots allt helt saknar möjlighet att lägga in dina obsar i Svalan: kontakta Rrk, så försöker vi lösa problemet tillsammans!

Information om Svalan
Det är ganska lätt att lära sig lägga in obsar i Svalan, och det finns två huvudkällor där du kan hämta detaljerad information:

• Mycket av det man behöver veta finns i Svalan-manualen, även om den nya versionen fortfarande är under uppbyggnad i skrivande stund (21 mars 2007). Den hittas på sidan http://sv.wikibooks.org/wiki/Användarmanual_för_Rapportsystemet_för_fåglar.
• Det finns en e-postadress till vilken man kan skicka frågor om Svalan: svalansupport@gmail.com. Det är tre verkliga experter på systemet som arbetar med att svara på frågorna: Lennart Carlsson, Stefan Cherrug och Bertil Johansson.

Blanketter i Svalan
Det saknas ännu information om hur man skriver blanketter i ovanstående manual. Men det är inte så svårt. När du har loggat in som rapportör i Svalan visas på startsidan en lista på dina observationer av fåglar som du lagt in i Svalan och som ska rapporteras på blankett. Detta är din så kallade "skuldlista". Om du klickar på en av dessa observationer kommer du till sidan ”Raritetsrapport Online”. Där fyller du i tre steg i uppgifter om observationen (precis som på de tidigare pappersblanketterna). Du kan också bifoga ljud- eller bildfiler till rapporten, eller ange referenser i form av foton på hemsidor eller litteraturhänvisningar. När du är klar skickar du iväg rapporten som automatiskt går till berörd rrk och eventuellt vidare till Raritetskommittén (Rk), om den ska bedöma fyndet. 

Om du har gjort en observation i ett sammanslaget fynd försvinner den från din skuldlista om någon annan som har sett samma fågel skriver en blankett . Om du ändå vill skriva en egen blankett tar du fram din observation genom att söka på aktuell art och under fliken "Övriga inställningar" kryssa i rutan "Visa egna rapporterade obsar". Klicka sedan på fliken "Administrera fynd". Nu visas en liten symbol med penna och papper längst till höger på obsraden. Klicka på denna så kommer du till "Raritetsrapport Online". Klicka här för en illustrerad guide till detta!

Så arbetar Rrk i Svalan
Rrk går kontinuerligt in i Svalan och administrerar rapporterna, vilket framför allt innebär att vi slår ihop observationer som avser samma fågel eller fåglar till enstaka fynd (det går dock fortfarande att se alla de observationer som ingår i ett fynd genom att klicka på det). Syftet med administrationen är att göra materialet mer överskådligt och lättare att analysera, både för den Nationella Rapportkommittén (Nrk), som sammanställer den nationella fågelrapporten som publiceras i Sveriges Ornitologiska Förenings årsbok "Fågelåret", och för Rrk. 

När det gäller observationer som ska rapporteras på blankett ska de automatiskt dyka upp på din skuldlista i Svalan. Dock fungerar den här funktionen inte alltid, bland annat därför att det i dagsläget inte går att ange ett specifikt tidsintervall under vilket man måste skriva blankett på en viss art. I sådana fall går Rrk:s ledamöter in i och anger manuellt att observationen ska dokumenteras på blankett. Det kan därför dröja ett tag från det att du lägger in observationen i systemet tills dess att den dyker upp på din skuldlista. 

Observera att Rrk förbehåller sig rätten att kräva blankett på mycket anmärkningsvärda observationer, även om det inte handlar om en blankettart enligt rapportmallen.

Under förvåren görs slutadministrationen av rapporterna från föregående år. Fynd av så kallade Nrk-arter, d v s sådana som ska publiceras både i "Fågelåret" och "Fåglar i Skåne", markeras som "Kan publiceras nationellt enligt Rrk", medan fynd som endast ska publiceras i "Fåglar i Skåne" markeras som "Godkänd av Rrk, skall publiceras".

Observationer som ska rapporteras på blankett markeras automatiskt som "Rrk-art, skall dokumenteras" alternativt "Rk-art, skall dokumenteras" om rapportmallen i Svalan fungerar som den ska. Annars går Rrk in och markerar obsen manuellt. Detta gäller också i de fall då det handlar om en anmärkningsvärd observation av en art som normalt inte behöver dokumenteras på blankett. Observationen dyker då upp på skuldlistan hos rapportörerna av fyndet.

När en blankett har inkommit markeras observationen som "Rrk-art, beskrivning har inkommit till Rrk" alternativt "Rk-art, beskrivning har inkommit till Rk" i Svalan. Den bedöms av Rrk alternativt Rk, och observationen markeras sedan som tillhörande någon av följande kategorier: 

• "Underkänd av Rrk" alternativt "Underkänd av Rk" 
• "Ofullständig rapportering" (Observationen hamnar då åter på rapportörens skuldlista.) 
• "Bordlagd av Rrk" alternativt "Bordlagd av Rk" 
• "Godkänd av Rrk, skall publiceras" (Publiceras i "Fåglar i Skåne".) 
• "Kan publiceras nationellt enligt Rrk" (Publiceras också i den nationella fågelrapporten i "Fågelåret".) 
• "Godkänd av Rk" (Publiceras också i Rk:s rapport i "Fågelåret")

Efter den 31 januari går Rrk in och markerar de observationer från föregående år som inte är rapporterade på blankett som underkända. De försvinner då från systemet efter en tid.

När det gäller sällsynta fåglar går Rrk också in i Svalan och markerar de rapportörer vars namn ska publiceras tillsammans med observationen. Av utrymmesskäl handlar det normalt om tre namn. Följande turordning gäller: Först står upptäckaren (om denne är känd). Därefter eventuella medobservatörer vid upptäckt. Därefter sistaobservatör (då fågeln stannat mer än en dag). Om endast en blankett har inkommit kan personen som har skrivit denna också premieras. 

Ringmärkta och färgmärkta fåglar
Rrk behandlar inte rapporter om ringmärkta fåglar som hittas döda eller läses av i fält. Det är ringmärkningscentralen i det land där fågeln är märkt som ska kontaktas. På sidan www.euring.org hittar du samtliga europeiska ringmärkningscentraler (bland annat den svenska) och formulär för att rapportera återfynd.

Färgmärkning är ofta resultat av forskningsprojekt, och det är forskarna som ligger bakom som vill ha information om var och när fågeln lästes av. På sidan www.cr-birding.be kan du hitta personerna som ligger bakom märkningen av fågeln du har läst av genom att söka på den aktuella arten.